Reunião de condomínio: tudo sobre a convocatória

Descobre como organizar uma assembleia de condomínio.

As reuniões de condomínio têm um papel fundamental de zelar pelo bem do prédio, por isso, é importante ter noção sobre diversas questões relacionadas com as assembleias de condomínio, nomeadamente como convocá-las, como se realiza a eleição do administrador, entre outros aspetos. 

Se compraste um imóvel num condomínio e ainda não entendes muito sobre o assunto, nós explicamos-te para que não tenhas dúvidas e para que possas ir preparado para a tua primeira reunião. 

Reuniões de condomínio: o que são?

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As reuniões de condomínio são encontros organizados pelo administrador de um condomínio com o objetivo de discutir sobre questões pertinentes à gestão e funcionamento do mesmo. Estas reuniões, geralmente, envolvem os moradores do condomínio e podem abordar uma variedade de assuntos tais como:

• Manutenção de áreas comuns;
• Segurança;
• Questões financeiras;
• Melhoramentos nos aspectos físicos do prédio;
• Alterações nas regras e regulamentos internos.

As reuniões de condomínio são fundamentais para promover a transparência na gestão do condomínio, permitindo que os moradores expressem as suas opiniões, apresentem sugestões e participem nas decisões que possam ter algum impacto nas suas vidas como condóminos. 

Com que regularidade deve ser feita uma reunião de condomínio?

A frequência das reuniões de condomínio pode variar dependendo das necessidades específicas e das normas estabelecidas pelo regime interno do condomínio ou pela legislação. De acordo com o artigo 1431º do Decreto-Lei 47344 do Diário da República, a periodicidade das assembleias de condóminos estipula que:

• A assembleia reúne-se na primeira quinzena de janeiro, mediante convocação do administrador, para discussão e aprovação das contas respeitantes ao último ano e aprovação do orçamento das despesas a efetuar durante o ano atual;
• A assembleia também reunirá quando for convocada pelo administrador, ou por condóminos que representem, pelo menos, 25% do capital investido.

No entanto, é aconselhável que se marquem reuniões entre trimestres ou semestres. O administrador do condomínio deve comunicar previamente, de forma clara, aos moradores a agenda das reuniões de acordo com o que estipula o regulamento interno ou a legislação. Além disso, em casos de urgência ou quando surgem questões importantes que exigem a atenção dos moradores, as reuniões extraordinárias podem ser convocadas.

Quem convoca as reuniões de condomínio?

A primeira reunião de condomínio pode ser convocada por qualquer morador. Nesta reunião será normalmente eleito um administrador do condomínio que terá, a partir daí, várias funções a desempenhar, seja um morador ou uma empresa. Entre essas funções, está a de convocar a assembleia de condóminos. Tal deve acontecer, idealmente, na primeira quinzena de janeiro, todos os anos. É nesta reunião que será aprovado o orçamento para o ano corrente, que serão analisadas as contas do ano anterior e onde se irá proceder à eleição do administrador, ainda que se mantenha a mesma pessoa.

Haverá, também, espaço para debater outros assuntos que sejam do interesse dos condóminos como, por exemplo, assuntos que exijam a aprovação de todos os condóminos por unanimidade.

É importante ter em consideração que podem ser convocadas reuniões extraordinárias por condóminos que representem pelo menos 25% do valor do prédio, sempre que estes entendam que um determinado tema deva ser discutido por todos.

O que deve constar na convocatória?

A convocatória para uma assembleia de condomínio deve incluir informações essenciais para garantir a participação dos moradores e o bom funcionamento da reunião. 

1. Data, hora e local da reunião: Deve ser claro quando e onde a reunião será realizada. O administrador deve certificar-se que inclui a data, a hora de início e o local exato, bem como quaisquer instruções adicionais, como o acesso à sala de reuniões.
2. Tópicos para a reunião: Para uma boa organização é necessário enumerar os tópicos que serão discutidos durante a reunião. Isso ajuda os participantes a prepararem-se melhor para debater assuntos relevantes.
3. Assuntos a serem discutidos: Se houver assuntos específicos que exigem uma especial atenção ou votação durante a reunião, é importante mencioná-los na convocatória para que os moradores possam tomar conhecimento antecipadamente.
4. Documentos relevantes: Se houver documentos, relatórios ou propostas relacionados aos assuntos da reunião, o administrador deve disponibiliza-los online, enviar por e-mail ou entregar em papel.

É importante que a convocatória seja clara, objetiva e enviada com antecedência adequada para que os moradores tenham tempo suficiente para se preparar e participar da reunião.

Aprovação de decisões: quantos condóminos são necessários?

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A dificuldade em garantir a presença de todos os condóminos nas reuniões levou à criação de uma lei que evita comprometer as decisões que requerem unanimidade. Nessas circunstâncias, as medidas podem ser aprovadas desde que pelo menos dois terços da representação total do prédio estejam no local. No entanto, os condóminos ausentes têm o direito de influenciar as decisões, uma vez que estas devem ser comunicadas a todos os faltosos no prazo de 30 dias após a aprovação da ata.

Os condóminos ausentes têm 90 dias para manifestar, por escrito, preferencialmente por meio de carta registada, com aviso de receção, se aceitam ou não as medidas aprovadas. Se optarem por rejeitá-las, as decisões perdem a validade. Por outro lado, a falta de resposta é interpretada como aceitação.

Como redigir a ata da reunião?

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É obrigatório registar, através de ata, um resumo do que ocorreu na assembleia de condóminos. Este documento deve conter a seguinte informação:

• Data e o local da reunião;
• Os condóminos presentes e ausentes;
• Assuntos apreciados, decisões e medidas tomadas com o resultado de cada votação.

É necessário referir que a ata foi lida e aprovada. Este é um aspeto muito importante, dado que a  eficácia das medidas depende da aprovação da respetiva ata, independentemente de esta ter sido assinada pelos condóminos.

A ata deve ser redigida e assinada pelo administrador do condomínio ou por quem convocou a reunião e subscrita por todos os participantes. A assinatura pode ser escrita ou digital. 

Retirado do Idealista – Adaptado por Dicas Imobiliárias